Nee zeggen tegen extra werk van je baas
Je agenda zit vol en je leidinggevende vraagt of er nog iets bij kan. Je wilt meewerken, maar ook eerlijk zijn over wat haalbaar is. Maak de keuze zichtbaar voordat je iets toezegt.
Redactie SPAALO · · Algemene gesprekshulp
Zeg wat je al moet opleveren, benoem wat het extra werk verandert en vraag welke taak voorrang krijgt. Zo bespreek je capaciteit aan de hand van concrete keuzes.
Drie concrete acties
Maak je huidige werk concreet
Noem de twee of drie taken die met het verzoek botsen, met hun deadline. Gebruik feiten: wat is afgesproken, hoeveel tijd is nog nodig en wie wacht op de uitkomst? Een volledige takenlijst voorlezen helpt meestal minder dan de echte botsing laten zien.
Leg een haalbare keuze voor
Geef aan wat je wél kunt doen en welk gevolg dat heeft. Kun je een kleiner deel oppakken, later beginnen of werk overdragen? Laat de leidinggevende kiezen tussen echte opties; beloof geen combinatie waarvan je nu al weet dat die niet lukt.
Bevestig de nieuwe prioriteit
Vat samen wat eerst komt, wat verschuift en wie anderen informeert. Stuur zo nodig een korte bevestiging. Daarmee voorkom je dat het extra werk wordt onthouden, maar de aangepaste deadline niet.
Dit kun je zeggen
Gebruik woorden die bij je passen en vervang de details door wat er bij jou speelt.
Ik werk vandaag aan de planning en de klantreactie. Als ik dit erbij pak, wordt de klantreactie morgen. Welke heeft voorrang?
Ik kan de eerste controle doen. Voor de volledige uitwerking heb ik donderdag ruimte. Is dat voldoende, of moeten we iemand anders vragen?
Ik wil eerst mijn afspraken controleren voordat ik ja zeg. Ik kom om twee uur bij je terug met wat haalbaar is.
Wat verandert er door jouw omstandigheden?
Je bent medewerker
Vraag om een prioriteitsbesluit als je de planning niet zelf mag wijzigen. Een opdracht aannemen is iets anders dan instemmen met iedere voorgestelde deadline.
Je stuurt een team aan
Maak ook de belasting van het team zichtbaar. Schuif werk niet automatisch door naar iemand die al vol zit; bespreek bezetting, omvang en volgorde.
Het gaat om een echte spoedsituatie
Benoem wat tijdelijk wijkt en wanneer je de normale planning opnieuw bekijkt. Een eenmalige uitzondering moet niet ongemerkt de nieuwe standaard worden.
Als het gesprek nog niet verder komt
Blijft het antwoord “alles moet af”? Vraag dan welk resultaat minimaal nodig is en wie de gevolgen van de andere vertraging afstemt. Noteer de afgesproken keuze. Keert dit patroon terug, plan dan een apart gesprek over werkverdeling in plaats van iedere losse taak opnieuw te bevechten.
Vermijd deze valkuil
Zeg niet eerst “komt goed” om later stilzwijgend een deadline te missen. Vermijd ook “jij geeft mij altijd te veel werk”; dat maakt een concreet capaciteitsgesprek snel persoonlijk.
Maak het concreet voor jouw rol.
Welke taken liggen er al, wat vraagt je baas erbij en waarover mag jij zelf beslissen?
Beschrijf het in de SPAALO-app. Kies je rol en krijg praktische hulp bij wat je kunt doen en zeggen. Deel geen namen of vertrouwelijke gegevens.
Android en iPhone · In-app aankopen · Bekijk de mogelijkheden en voorwaarden in de app.